Obračun putnih naloga: postupak korak po korak i 7 grešaka koje traži porezni nadzor

Putni nalozi su među prvim dokumentima koje inspektor Porezne uprave zatraži. Razlog je jednostavan: dnevnice i naknade za kilometre isplaćuju se bez poreza, pa svaka nepotpuna isprava znači da se isplata može oporezivati kao plaća – za nekoliko godina unatrag, s kamatama.

U nastavku je obračun putnih naloga korak po korak i sedam grešaka koje se najčešće pronađu.

Obračun putnog naloga u šest koraka

1. Provjerite nalog – izdan prije puta, potpisan, s odredištem i svrhom.
2. Upišite stvarno vrijeme polaska i povratka, a za inozemstvo i prelaska granice.
3. Izračunajte dnevnice – 24 sata, ostatak više od 12 sati ili 8 do 12 sati – i umanjite ih za osigurane obroke.
4. Obračunajte prijevoz – kilometri × 0,50 € za privatni automobil ili karte prema računima.
5. Dodajte troškove prema računima i oduzmite predujam.
6. Isplatite i prijavite – isplata na račun zaposlenika i JOPPD do 15. u mjesecu za isplate u prethodnom mjesecu.

7 grešaka koje traži porezni nadzor

1. Nalog izdan naknadno ili bez potpisa

Putni nalog mora postojati prije puta i biti potpisan od osobe koja odobrava putovanje. Nalog „napisan za kraj mjeseca” za sva putovanja odjednom slaba je isprava.

2. Nema vremena polaska i povratka

Bez datuma i sata ne može se provjeriti broj dnevnica. Kod inozemnih putovanja nedostaje i vrijeme prelaska granice ili leta.

3. Kilometri bez relacije i stanja brojila

„800 km” bez relacije i stanja brojila nije dokaz. Upišite relaciju, početno i završno stanje te registraciju automobila.

4. Dnevnica za vožnju u mjestu rada

Za vožnje po gradu dnevnica ne pripada – tada se vodi loko vožnja s naknadom po kilometru. Isplata dnevnice za takve vožnje oporeziva je.

5. Dnevnica nije umanjena za osigurane obroke

Kotizacija seminara s uključenim ručkom znači umanjenje od 30 %. Puna dnevnica u tom slučaju sadrži oporezivi dio. Više u članku Umanjenje dnevnice za osigurane obroke.

6. Nema izvješća s puta i računa

Izvješće s puta dokazuje da je putovanje bilo službeno, a računi da su troškovi stvarni. Bez njih se nadoknada troškova teško brani.

7. JOPPD ne odgovara isplati

Pogrešna oznaka neoporezivog primitka, kriv datum ili iznos koji se ne slaže s isplatom česta su neusklađenost. Dnevnice i kilometri na službenom putu idu pod oznaku 17, loko vožnja pod 18. Sve o tome u članku Putni nalog i JOPPD.

Kontrolni popis prije isplate

• nalog izdan prije puta i potpisan,
• vrijeme polaska, povratka i prelaska granice,
• broj dnevnica i umanjenje za obroke,
• relacija, stanje brojila i kilometri,
• računi za sve troškove i predujam,
• izvješće s puta i potpisi zaposlenika, likvidatora i nalogodavca,
• IBAN zaposlenika i oznaka u JOPPD-u.

Kako čuvati putne naloge

Putni nalog s računima je knjigovodstvena isprava i čuva se zajedno s ostalom dokumentacijom – prema Zakonu o računovodstvu najmanje 11 godina. Kod elektroničkih naloga čuvajte PDF obračuna s potpisima i skenirane račune na istom mjestu, po godinama i brojevima naloga.

Obračun bez prepisivanja

Većina grešaka nastaje pri prepisivanju. U Voznja.net se dnevnice računaju iz upisanog vremena i prelazaka granice, obroci se označavaju po danu, kilometri se mogu preuzeti iz evidencije vožnji, a isplata stvara SEPA XML i JOPPD XML s ispravnim oznakama. Isplaćeni nalog se zaključava, pa ga nitko naknadno ne može promijeniti.

Često postavljana pitanja

U kojem roku treba napraviti obračun putnog naloga?

Propis ne određuje rok, ali obračun treba napraviti čim prije nakon povratka, a isplatu i JOPPD uskladiti s rokom do 15. u mjesecu za isplate u prethodnom mjesecu.

Tko radi obračun putnog naloga?

Najčešće zaposlenik popuni troškove i izvješće, a računovodstvo ili ovlaštena osoba provjeri obračun i potpiše ga kao likvidator.

Što ako zaposlenik izgubi račun?

Trošak bez računa u pravilu se ne može priznati kao putni trošak. Za cestarinu i kartice može pomoći izvod ili potvrda plaćanja.

Mogu li se putni nalozi voditi elektronički?

Mogu, ako sadrže sve propisane podatke, priložene račune i odobrenje odgovorne osobe.