Dok tvrtka ima dva vozila i pet ljudi, pravila za službeni automobil žive u glavama. Kako tim raste, ista pitanja vraćaju se svaki mjesec: smije li se vozilo odvesti kući, tko plaća kaznu s kamere, što ako netko ogrebe branik na parkiralištu klijenta.
Pravilnik o korištenju službenih vozila odgovara na ta pitanja jednom, za sve, i to prije nego što nastane problem. U ovom vodiču pročitajte što pravilnik treba sadržavati, primjer odredbi koje možete prilagoditi i kako ga uvesti da se stvarno poštuje.
Treba li tvrtki pravilnik o korištenju službenih vozila?
Nijedan propis privatnoj tvrtki ne nalaže poseban pravilnik samo za vozila. Ipak, postoje tri dobra razloga da pravila zapišete:
- Porez. Privatno korištenje službenog vozila oporezuje se kao primitak u naravi, a odobrava se pisanom odlukom poslodavca. Bez jasnog pravila teško je dokazati da se vozilo koristi samo službeno.
- Kazne s kamera. Tvrtka kao vlasnik vozila mora u roku od 15 dana navesti tko je vozio. To je jednostavno samo ako se svaka vožnja evidentira.
- Štete i sporovi. Kad pravila postoje unaprijed, razgovor o ogrebotini ili kazni nije rasprava, nego primjena dogovorenog.
Tvrtke s 20 i više radnika ionako moraju imati pravilnik o radu, pa pravila o vozilima mogu biti njegov dio. Manje tvrtke najčešće donose kratku zasebnu odluku ili pravilnik.
Što pravilnik treba sadržavati
1. Tko smije voziti koje vozilo
Navedite vozila i tko ih smije koristiti: svi radnici s važećom vozačkom dozvolom odgovarajuće kategorije ili samo određeni radnici. Odredite i smije li vozilo voziti netko tko nije radnik – vanjski suradnik, član obitelji. Preporuka je da to ne bude dopušteno bez pisanog odobrenja.
Dodajte obvezu da radnik odmah prijavi istek ili oduzimanje vozačke dozvole. Vožnja s isteklom vozačkom kažnjava se sa 130 €, a u slučaju nezgode posljedice mogu biti i puno veće.
2. Službena i privatna upotreba
Ovo je odredba koja najviše utječe na porez. Pravilnik treba jasno reći je li privatna upotreba zabranjena ili dopuštena i pod kojim uvjetima. Ako je dopuštena, odobrava se pisanom odlukom za pojedinog radnika i obračunava kao primitak u naravi. Kako se taj primitak računa, objasnili smo u članku Evidencija službenog vozila: što mora sadržavati i koliko Vas košta papir.
Posebno odredite gdje vozilo noću stoji – u krugu tvrtke ili kod radnika – jer upravo to najčešće izaziva nesporazume. Porezni tretman odlaska kući službenim vozilom provjerite s knjigovođom.
3. Evidencija svake vožnje
Pravilnik treba propisati da se svaka vožnja evidentira, i to odmah po završetku, a ne na kraju mjeseca. Navedite koji se podaci upisuju: vozilo, radnik, datum, relacija i svrha, početno i završno stanje kilometara te točenje goriva.
Važna je i predaja vozila: završno stanje jednog radnika početno je stanje sljedećeg. Kad se ta dva broja ne poklapaju, negdje postoje kilometri koje nitko nije upisao.
4. Gorivo, cestarine i parkiranje
Odredite kako se toči gorivo (kartica za gorivo ili račun), da se litre i iznos upisuju uz vožnju te kome se predaju računi. Isto vrijedi za cestarinu i parkiranje: tko ih plaća, kako se dokazuju i u kojem roku se predaju.
5. Ispravnost i održavanje vozila
Radnik prije vožnje provjerava osnovno – svjetla, gume, upozoravajuće lampice – i odmah prijavljuje svaki kvar. Pravilnik treba imenovati i osobu odgovornu za vozni park: tko pazi na registraciju, servis, osiguranje i zimsku opremu. O tome kako postaviti te rokove pišemo u vodiču za održavanje voznog parka.
6. Prometni prekršaji i kazne
Radnik odgovara za prekršaje koje počini dok vozi službeno vozilo. Kad stigne obavijest s kamere, tvrtka navodi radnika koji je vozio, a pravilnik treba opisati kako se to radi i tko plaća kaznu.
Pazite na jedno: Zakon o radu ne dopušta da poslodavac bez suglasnosti radnika svoje potraživanje naplati umanjenjem plaće. Ako želite da se kazne odbijaju od plaće, za to je potreban pisani pristanak radnika. Kako tvrtka za minutu utvrđuje tko je vozio, pročitajte u članku Kamere na hrvatskim cestama: kad kazna stigne na tvrtku, znate li tko je vozio?
7. Štete i prometne nezgode
Opišite postupak nakon nezgode: pozvati policiju ako ima ozlijeđenih, ispuniti europsko izvješće o nezgodi, fotografirati oštećenja i odmah obavijestiti odgovornu osobu. Navedite gdje su u vozilu dokumenti i obrazac izvješća.
Za štetu na vozilu radnik prema Zakonu o radu odgovara samo ako ju je prouzročio namjerno ili krajnjom nepažnjom. Pravilnik to ne može proširiti, ali može jasno opisati što se od radnika očekuje.
8. Sigurnost u vožnji
Interni pravilnik može biti stroži od zakona. Mnoge tvrtke propisuju nultu toleranciju na alkohol u službenom vozilu, zabranu korištenja mobitela bez uređaja za rad bez ruku i obvezno vezanje pojasa. Nove kamere na cestama bilježe i mobitel i pojas, a i takve obavijesti stižu na adresu tvrtke.
9. Povrat vozila i ključeva
Prije godišnjeg odmora, bolovanja ili prestanka radnog odnosa radnik vraća vozilo, ključeve, karticu za gorivo i dokumente. Istodobno mu se isključuje pristup evidenciji vožnji.
10. Zaštita osobnih podataka
Evidencija vožnji sadrži osobne podatke. Pravilnik treba reći što se bilježi, u koju svrhu i tko ima pristup podacima. Ako vozila nemaju GPS praćenje, navedite i to – djelatnicima je to često najvažnija rečenica u cijelom dokumentu.
Primjer odredbi koje možete prilagoditi
Ovo nije gotov pravni akt, nego polazište. Konačan tekst prilagodite svojoj tvrtki i provjerite s pravnikom.
Primjer – pravilnik o korištenju službenih vozila
Članak 1. Službenim vozilima tvrtke smiju upravljati radnici koji imaju važeću vozačku dozvolu odgovarajuće kategorije i odobrenje [odgovorne osobe]. Druge osobe smiju upravljati vozilom samo uz pisano odobrenje.
Članak 2. Službena vozila koriste se u službene svrhe. Privatna upotreba dopuštena je samo na temelju pisane odluke poslodavca za pojedinog radnika.
Članak 3. Svaka vožnja evidentira se odmah po završetku, skeniranjem QR koda u vozilu i upisom završnog stanja kilometara, razloga vožnje i točenja goriva.
Članak 4. Gorivo se toči karticom za gorivo, a litre i iznos upisuju se uz vožnju. Račune za cestarinu i parkiranje radnik predaje [odgovornoj osobi] do kraja tjedna.
Članak 5. Radnik prije vožnje provjerava ispravnost vozila, a svaki kvar, oštećenje ili nezgodu prijavljuje [odgovornoj osobi] odmah, a najkasnije do kraja radnog dana.
Članak 6. Radnik odgovara za prometne prekršaje koje počini upravljajući službenim vozilom. Tvrtka nadležnom tijelu dostavlja podatke o radniku koji je upravljao vozilom u vrijeme prekršaja.
Članak 7. Zabranjeno je upravljati službenim vozilom pod utjecajem alkohola ili drugih sredstava ovisnosti te koristiti mobitel u vožnji bez uređaja za rad bez ruku.
Članak 8. Prije godišnjeg odmora, za vrijeme bolovanja i pri prestanku radnog odnosa radnik vraća vozilo, ključeve, karticu za gorivo i dokumentaciju vozila.
Članak 9. Podaci iz evidencije vožnji koriste se za obračun troškova, ispunjavanje poreznih i zakonskih obveza te identifikaciju vozača. Vozila nemaju uređaje za praćenje lokacije.
Kako uvesti pravilnik da se stvarno poštuje
- Neka bude kratak. Dvije stranice koje svi pročitaju vrijede više od dvadeset koje nitko ne otvori.
- Pročitajte ga zajedno s timom i odgovorite na pitanja odmah, a ne naknadno e-mailom.
- Tražite potvrdu. Svaki radnik koji vozi potpisuje da je pravilnik pročitao.
- Imenujte jednu odgovornu osobu i njezinu zamjenu.
- Olakšajte poštovanje pravila. Ako evidencija traži bilježnicu i olovku, neće se voditi. Ako traži skeniranje QR koda u vozilu, hoće.
- Jednom godišnje ga pregledajte – nova vozila, novi ljudi i novi propisi znače i nove odredbe.
Kako Vožnja.net pomaže da se pravilnik provodi
Pravilnik određuje što treba raditi, a Vožnja.net to čini jednostavnim:
- Evidencija svake vožnje: radnik skenira QR kod u vozilu, prijavi se e-mailom i PIN-om i upiše vožnju za pola minute.
- Tko je vozio: svaka vožnja vezana je uz radnika koji se prijavio, pa podatke za obavijest o prekršaju imate odmah.
- Gorivo: litre i iznos upisuju se uz vožnju, a potrošnja i trošak računaju se sami.
- Kontrola kilometraže: neevidentirani kilometri prikazuju se kao odstupanja.
- Rokovi: podsjetnici za registraciju i servis stižu e-mailom odgovornoj osobi.
- Povrat vozila: pristup radniku isključite jednim klikom.
- Bez GPS-a: sustav bilježi samo ono što radnik upiše.
Često postavljana pitanja
Je li pravilnik o korištenju službenih vozila obavezan?
Poseban pravilnik samo za vozila nije propisan, ali privatna upotreba službenog vozila odobrava se pisanom odlukom poslodavca, a tvrtke s 20 i više radnika moraju imati pravilnik o radu. Zapisana pravila štite i tvrtku i radnike.
Tko plaća kaznu za prekršaj u službenom vozilu?
Za prekršaj odgovara vozač. Tvrtka ga mora navesti u roku od 15 dana, a ako to ne učini, prijeti joj kazna od 660 do 1.990 €. Kako se kazna podmiruje, uredite pravilnikom ili ugovorom o radu.
Može li poslodavac od radnika tražiti naknadu za oštećenje vozila?
Može, ali samo ako je radnik štetu prouzročio namjerno ili krajnjom nepažnjom. Za običnu nepažnju odgovornost snosi poslodavac.
Smije li radnik službeno vozilo voziti kući?
Samo ako to pravilnik ili pisana odluka poslodavca dopušta. Porezne posljedice takvog korištenja provjerite s knjigovođom.
Pravilnik je lakše poštovati uz pravi alat
Uz Vožnja.net djelatnik skenira QR kod u vozilu i upiše vožnju za pola minute, a Vi uvijek znate tko je vozio, koliko je natočeno i kad ističe registracija. Prvih 30 dana besplatno.
Isprobaj 30 dana besplatno →Pogledaj cjenik