Privatni automobil u službene svrhe: odobrenje (predložak u Wordu) i pravila

Kad zaposlenik koristi privatni automobil u službene svrhe, poslodavac mu isplaćuje naknadu po prijeđenom kilometru – neoporezivo do 0,50 €/km. Da bi ta isplata bila uredna, korisno je jednom, pisanim odobrenjem, odrediti tko smije voziti koji automobil, za koje vožnje i uz koju naknadu. U nastavku je besplatan predložak odobrenja i postupak od odobrenja do isplate.

Kada treba odobrenje za privatni automobil u službene svrhe

Oblik odobrenja nije propisan, ali kod porezne kontrole poslodavac mora pokazati da je vožnja bila službena, da je zaposlenik bio ovlašten koristiti svoj automobil i da je naknada isplaćena prema evidenciji. Odobrenje to pokriva jednim papirom – za loko vožnju u mjestu rada i za putovanja po putnom nalogu.

Što sadrži odobrenje

• podaci o zaposleniku – ime i prezime, OIB i radno mjesto,
• namjena – službene vožnje u mjestu rada (loko vožnja) i službena putovanja po putnom nalogu,
• naknada – iznos po kilometru; neoporezivo najviše 0,50 € (Porezna uprava),
• evidencija – za loko vožnju mjesečna evidencija s datumom, relacijom, svrhom i stanjem brojila, za putovanja putni nalog,
• troškovi vozila – registraciju, osiguranje, gorivo i održavanje snosi zaposlenik, a naknada po kilometru ih pokriva,
• rok i izjava – od kada vrijedi odobrenje te potpis zaposlenika da je upoznat s uvjetima.

Predložak ima i polja za marku, registarsku oznaku i vlasnika vozila te odnos vlasnika prema zaposleniku – automobil ne mora uvijek biti na ime zaposlenika (npr. automobil supružnika). U nejasnim slučajevima provjerite s računovođom.

Postupak: od odobrenja do isplate naknade

1. poslodavac izdaje odobrenje za zaposlenika i vozilo,
2. zaposlenik vozi – po gradu bez putnog naloga, izvan mjesta rada uz putni nalog,
3. svaka vožnja se upisuje: u evidenciju loko vožnje ili na putni nalog,
4. računovodstvo množi službene kilometre s iznosom iz odobrenja,
5. naknada se isplaćuje i prijavljuje u JOPPD-u (loko vožnja pod oznakom 18, službeni put pod oznakom 17).

Mjesečni obračun s primjerom je u članku obračun loko vožnje, a oznake u JOPPD-u u članku JOPPD za putne naloge.

Loko vožnja ili putni nalog?

Situacija	Dokument	Što pripada
Banka ili porezna u istom gradu	evidencija loko vožnje	km × do 0,50 €
Kupac u drugom gradu, 120 km, 9 sati	putni nalog	pola dnevnice + km
Sajam u Ljubljani automobilom	putni nalog za inozemstvo	inozemne dnevnice + km
Službeni automobil tvrtke	evidencija službenog vozila	bez naknade po km

Za drugi primjer iz tablice – 240 km do kupca i natrag, 9 sati puta – kalkulator pokazuje pola dnevnice i naknadu za kilometre:

Detaljno objašnjenje je u članku loko vožnja ili putni nalog. Ako tvrtka ima vlastita vozila, pravila za njih uredite pravilnikom o korištenju službenih vozila.

Često postavljana pitanja

Je li odobrenje za privatni automobil obvezno?

Oblik nije propisan, ali poslodavac mora moći dokazati da je zaposlenik bio ovlašten koristiti svoj automobil u službene svrhe. Pisano odobrenje je najjednostavniji dokaz.

Koliko iznosi naknada za privatni automobil u službene svrhe?

Neoporezivo do 0,50 € po prijeđenom kilometru, i za loko vožnju i za službeno putovanje. Iznos iznad toga oporezuje se kao plaća.

Vrijedi li jedno odobrenje i za putne naloge?

Da, ako je u odobrenju navedeno. Na svakom putnom nalogu i dalje se upisuje privatni automobil kao prijevozno sredstvo te relacija i stanje brojila.

Što ako zaposlenik vozi automobil supružnika?

Predložak ima polje za vlasnika vozila i njegov odnos prema zaposleniku. Takvu situaciju unaprijed uredite odobrenjem i provjerite s računovođom.